Na sua empresa é comum fazer reunião presencial com fornecedores e agência de marketing digital, publicidade, assessoria de imprensa, seja lá o que for? Você gosta? Considera essencial? Vou apresentar alguns motivos que fazem a reunião virtual, via Skype, muito melhor!
1 – Evita atrasos
Já notou que toda reunião presencial nunca começa na hora? E não é porque somos brasileiros e é ‘normal’ ter um atrasinho. É porque uma reunião presencial atrasa e empurra a outra para mais tarde, é porque o fornecedor ficou preso no trânsito, é porque ele demorou para sair… na reunião online basta você ligar o computador, o Skype, montar um grupo e todos estarão ligados no mesmo horário.
2 – Evita conversa furada
Pessoalmente o assunto pode estender-se além da pauta da reunião, já online isso parece um pouco estranho (não sei porquê, mas é verdade). Com isso, os participantes focam no assunto da reunião e o que precisa ser resolvido é feito muito mais rapidamente.
Nesse item também podemos incluir aquelas discussões intermináveis que nunca levam a lugar algum.
3 – Diminui os custos
Sabia que o fornecedor precisa passar para sua empresa os custos que têm com o deslocamento e tempo que poderia estar investindo em outro projeto? Sim, reuniões presenciais fazem os projetos ser mais caros.
4 – Evita a pausa para o cafezinho
Não, não sou um robô, mas reuniões não são desculpas para tomar café e comer uns biscoitinhos ou balinhas.
5 – Cadê a pauta da reunião?
Quantas vezes você já começou uma reunião presencial sem saber exatamente o motivo para ela ocorrer, ela não teve nenhum foco e, no fim, foi uma perda de tempo? A reunião online começa com uma pauta bem definida, os pontos são discutidos, no final é feito um levantamento de tudo o que foi definido e um plano de ação, com prazos, é encaminhado. Isso nem sempre ocorre na reunião presencial pois o assunto pode ser dispersado e nem todos os assuntos que poderiam de ser debatidos são. Seja honesto, quantas vezes isso já ocorreu com você na sua empresa?
Enfim, reuniões são feitas para resolver problemas, analisar resultados, discutir projetos e para tomar decisões. Para o trabalho andar, não há necessidade de todos se reunirem em volta de uma mesa e haver um ritual para isso. No fim, sobra muito mais tempo para você ser mais produtivo, terminar o seu trabalho mais cedo e fazer outras coisas que você gosta, para as quais geralmente não sobra tempo por causa das reuniões. É por isso que eu defendo reuniões virtuais!
E você, o que pensa a respeito? Já faz reuniões virtuais? Compartilhe sua experiência.